Datenschutzerklärung zur Nutzung von Microsoft Teams

Information gemäß Datenschutzgrundverordnung (Art. 13 EU-DSGVO)

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung männlicher, weiblicher und diverser Sprachformen verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.

Als Organisator der bevorstehenden Besprechung informieren wir Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von Microsoft Teams (nachfolgend „Teams“). Teams ist eine Software welche Besprechungen, Chats, Notizen und Anhänge miteinander kombiniert. Der Dienst ist in die Office-365-Office-Suite mit Microsoft Office und Skype/Skype for Business integriert.

1. Name und Anschrift des für die Verarbeitung Verantwortlichen

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und sonstiger in den Mitgliedstaaten der Europäischen Union geltenden Datenschutzgesetze ist die Transdev GmbH, Georgenstr. 22, 10117 Berlin (nachfolgend „Transdev“) oder das jeweilige Tochterunternehmen der Transdev GmbH, das Ihre personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Durchführung der Besprechungen via MS Teams erhebt und verarbeitet.

2. Kategorien personenbezogener Daten

Bei der Nutzung von Teams werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang dieser Daten hängt dabei unter anderem davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. während der Teilnahme an einer Besprechung machen.

Folgende personenbezogene Daten können Gegenstand der Verarbeitung sein:

  • Angaben zur eindeutigen Identifikation des Nutzers: Vorname, Nachname, Benutzername, E-Mail-Adresse, Profilbild (freiwillig)
  • Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung, Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen
  • Stream-Inhaltsdaten (Text-, Audio- und Videodaten) zur Nutzung der Chatfunktion, der Bildübertragung und der Mikrofonfunktion: Während der Besprechung haben Sie ggf. die Möglichkeit die Chatfunktion zu nutzen. Die hierbei von Ihnen getätigten Texteingaben werden verarbeitet, um diese in der Besprechung anzuzeigen. Für die audiovisuelle Darstellung (Bild und Ton), werden die Mikrofon- und Videokamera-Daten Ihres Endgeräts oder eventuell verwendeter externer Komponenten für die Dauer der Besprechung verarbeitet. Sie können die Kamera sowie das Mikrofon jederzeit selbst in Teams ab- bzw. stummstellen.
  • Diagnosedaten zum Bereitstellen und Verbessern des Dienstes sowie zur Aktualisierung des Dienstes und dessen Sicherheit: Client-ID, User-ID, Dauer der Nutzung eines Office-Dienstes, Größe der bearbeiteten Datei, Event-ID (ID der getätigten Aktion – z.B. Speicherung eines Dokuments ), Anrufdatum, Uhrzeit, Dauer, die Teilnehmer, Angaben zur verwendeten Hardware und die Beurteilungen zur Gesprächsqualität.
  • Cookiedaten: Einwilligungscookie zur Datenverarbeitung auf dem Browser des Nutzers
  • Aufzeichnungen zur Verwendung außerhalb des Livestreams: Video-, Audio- und Textdateien

3. Zwecke der Datenverarbeitung

Wir nutzen die Kommunikationssoftware Teams, um virtuelle Besprechungen mit Video- und Audiofunktion durchzuführen. Die Aufzeichnung von Besprechungen erfolgt unter anderem zu Schulungszwecken, zur Dokumentation einzelner Gespräche und zur Bereitstellung der Aufzeichnung an den Mitarbeitern, welche an der Besprechung nicht teilgenommen haben, aber die Inhalte der Besprechung für die Erfüllung Ihrer Aufgaben benötigen.

4. Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogene Daten zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder von Interessen Dritter auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Dies erfolgt jedoch nur, wenn Ihre Interessen als Betroffener im Einzelfall keinen Vorrang gegenüber unseren Interessen haben. Berechtigte Interessen, die bei der Nutzung von Teams verfolgt werden, sind: effektive Durchführung von Besprechungen, Optimierung der Geschäftsprozesse, Schutz der lebenswichtigen Interessen unserer Mitarbeiter*innen und somit die Erfüllung unserer Fürsorgepflichten als Arbeitgeber durch die Reduzierung der Anzahl der Präsenzterminen während der Corona-Pandemie.

Die Aufzeichnung der Besprechungen zur Verwendung außerhalb des Livestreams erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Einwilligung wird erteilt, in dem Sie die Einladung zur Besprechung akzeptieren und anschließend an der Besprechung teilnehmen. Es besteht weder eine vertragliche noch eine gesetzliche Verpflichtung die Daten bereit zu stellen. Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft ganz oder teilweise widerrufen werden. Hierzu können Sie sich an den jeweiligen Organisator der Besprechung wenden: Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bleibt bis zum Widerruf der Einwilligung unberührt.

5. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Wir stellen grundsätzlich sicher, dass Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich für eine begrenzte Anzahl von befugten Personen zugänglich sind, die diese Daten für die Bereitstellung der oben genannten Verarbeitungszwecke kennen müssen.

Soweit erforderlich, kann eine Weitergabe Ihrer Daten an andere verkehrsführende Unternehmen, Schulträger, Zahlungsdienstleister oder andere zur Erbringung der Dienstleistung oder Vertragsabwicklung eingesetzte Unternehmen erfolgen.

Im Rahmen der Bearbeitung Ihrer Anfragen und Ihrer Nutzung unserer Services beauftragen wir auch externe EDV- und IT-Auftragnehmer. Diese Dienstleister sind vertraglich zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften verpflichtet und verarbeiten personenbezogene Daten nur nach unseren Weisungen.

Im Rahmen der Bearbeitung Ihrer Anfragen und Ihrer Nutzung unserer Services beauftragen wir auch externe EDV- und IT-Auftragnehmer. Diese Dienstleister sind vertraglich zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften verpflichtet und verarbeiten personenbezogene Daten nur nach unseren Weisungen.

Die personenbezogenen Daten, die wir über Sie erheben oder verarbeiten, können an Empfänger weitergeleitet werden, die sich innerhalb oder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (“EWR”) befinden können. Für Empfänger mit Sitz außerhalb des EWR haben wir geeignete Maßnahmen ergriffen, um die Anforderungen des Datenschutzgesetzes zu gewährleisten, z. B. der Abschluss geeigneter Mustervertragsklauseln der EU-Kommission, anerkannte Codes of Conduct oder anerkannte Zertifizierungsmechanismen (Artikel 42 ff. DSGVO).

Nähere Informationen zur Datenverarbeitung von Microsoft finden Sie im MS Trust Center und der MS Datenschutzerklärung.

6. Dauer der Datenspeicherung

Die personenbezogenen Daten werden routinemäßig gelöscht, wenn sie nicht mehr zur Vertragserfüllung notwendig sind gem. Art. 17 Abs. 1 lit. a) DSGVO und auch nicht mehr gesetzlichen (insb. steuerrechtlichen) Aufbewahrungsfristen unterliegen gem. Art. 17 Abs. 1 lit.e) DSGVO.

An die Stelle einer Löschung tritt die Sperrung, sofern rechtliche oder tatsächliche Hindernisse einer Löschung der Daten entgegenstehen, z.B. bei Vorliegen besonderer handels- oder steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten, zur Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der Verjährungsvorschriften oder bei offenen Forderungen.

7. Automatisierte Entscheidungsfindung

Zur Durchführung der Besprechungen via Teams nutzen wir grundsätzlich keine automatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 25 DSGVO. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber vorab gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.

8. Datensicherheit

Wir haben technische und organisatorische Maßnahmen ergriffen, die geeignet sind, die unbefugte oder unrechtmäßige Offenlegung Ihrer personenbezogenen Daten, den unbefugten oder unrechtmäßigen Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten oder Verlust, Vernichtung, Änderung oder Beschädigung Ihrer personenbezogenen Daten, ob unbeabsichtigt oder unrechtmäßig, zu verhindern. Diese Maßnahmen gewährleisten ein Sicherheitsniveau, das den von der Verarbeitung ausgehenden Risiken und der Art der zu schützenden personenbezogenen Daten entspricht.

Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.

9. Betroffenenrechte

Wenn Sie Fragen hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben, können Sie sich jederzeit an unseren Datenschutzbeauftragten wenden, der Ihnen mit seinem Team gerne zur Verfügung steht.

Unser Datenschutzbeauftragter ist wie folgt zu erreichen:

E-Mail: datenschutz@transdev.de
Tel: 030 20073599

Sie haben als Betroffener gesetzliche Rechte in Bezug auf die personenbezogenen Daten, welche unser Unternehmen über Sie erhebt und verarbeitet.

Laut Gesetz stehen Ihnen die folgenden Rechte zu:

  • das Recht auf Auskunft über Sie betreffende Daten (Auskunftsrecht),
  • das Recht auf Berichtigung von falschen Daten oder, unter Berücksichtigung der Verarbeitungszwecke, das Recht auf Vervollständigung von unvollständigen Daten
  • (Berichtigungsrecht)

und, sofern bestimmte Gründe zutreffen und die gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind,

  • das Recht auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten (Löschungsrecht),
  • das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten
  • (Recht auf Einschränkung der Verarbeitung),
  • das Recht auf Empfang und Übermittlung der personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, an einen anderen Verantwortlichen (Recht auf Datenübertragbarkeit) und
  • das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen (Widerspruchsrecht).

Weiterhin steht Ihnen jederzeit ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu.

10. Aktualität der Datenschutzinformation

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und datiert vom 27.07.2020.