Hinweisgebersystem

Bei Anhaltspunkten für Verstöße gegen Gesetze oder Regelungen der Transdev-Gruppe haben Sie die Möglichkeit, uns diese über das Hinweisgebersystem zu offenbaren.

Wenn Sie beabsichtigen, Informationen über einen Verstoß zu melden, können Sie wählen, ob sie sich an die Kommunikationswege der internen Meldestelle oder eine externe Meldestelle wenden. Sie sollten in den Fällen, in denen intern wirksam gegen den Verstoß vorgegangen werden kann und sie keine Repressalien befürchten, die Meldung an die interne Meldestelle bevorzugen. Wenn einem intern gemeldeten Verstoß nicht abgeholfen wurde, bleibt es Ihnen unbenommen, sich an eine externe Meldestelle zu wenden. Es steht Ihnen selbstverständlich zu jeder Zeit frei, sich direkt an die zuständigen öffentlichen Stellen zu wenden.

Vertrauen baut auf starke ethische Werte: Leidenschaft, Leistungsfähigkeit, Partnerschaft, Verantwortung. Für Transdev ist es von wesentlicher Bedeutung, dass sowohl diese ethischen Werte als auch in erster Linie Gesetze, interne Richtlinien und Verhaltensgrundsätze eingehalten werden. Aus diesem Grund möchten wir jegliche Risiken vermeiden, die dem Ruf unseres Unternehmens, seiner Integrität als zuverlässiger Partner und unseren Beschäftigten sowie Geschäftspartner*innen und unserer Kundschaft schaden könnten. Um dieser Verantwortung gerecht zu werden, ist es wichtig, dass wir Kenntnis von Compliance-relevantem Fehlverhalten erhalten.

Mit der internen Meldestelle bietet Transdev nicht nur allen Mitarbeitenden, sondern auch allen Dritten die Möglichkeit, Verstöße gegen Gesetze und interne Regelungen zu melden. Vertraulichkeit, Anonymität und Datensicherheit ist hierbei garantiert. Jede eingehende Meldung wird sorgfältig geprüft und Verstößen wird konsequent nachgegangen.

Meldewege

Interne Meldestelle

Compliance-Abteilung der Transdev GmbH

Transdev GmbH
Compliance Abteilung
Georgenstraße 22
10117 Berlin
E-Mail: compliance@transdev.de

Ombudssystem

Ombudsstelle
Sie können Ihre Hinweise telefonisch, postalisch, per E-Mail oder in einem persönlichen Termin einreichen an:

Rechtsanwältin Dr. Kathrin J. Niewiarra, Ombudsfrau
c/o Elke Schaefer Rechtsanwälte
Philippistrasse 11 14059 Berlin
Tel.: +49 (0) 30 / 4036750-10
E-Mail: transdev@ombudskanzlei.de

Erreichbarkeit:
Montag - Freitag 09:00 Uhr - 18:00 Uhr; ausgenommen an Berliner- und bundesweiten Feiertagen.
Die Hinweise können in Deutsch und Englisch abgeben werden.

Außerdem besteht die Möglichkeit der Abgabe von Meldungen an die Ombudsanwältin über unser elektronisches Hinweisgeberportal in Deutsch und Englisch:

Elektronisches Hinweisgebersystem

Webseite: vertrauenssachen.de/transdev

Das elektronische Hinweisgebersystem ersetzt nicht die bestehende Ombudsstelle sondern ergänzt die Kontaktmöglichkeiten zu dieser.

Wie wird Datenschutz sichergestellt?
Die technische Sicherstellung des Datenschutzes erfolgt durch verschlüsselte Übertragung aller Daten, durch Verschlüsselung der Meldung, die dann nur die Ombudsperson entschlüsseln kann und durch die Ablage der Daten in einem externen deutschen Rechenzentrum.

Weiterhin wurde mit Transdev zugunsten der Hinweisgebenden vereinbart, dass die Ombudsperson nicht ohne deren Zustimmung von der zu ihren Gunsten auferlegten anwaltlichen Schweigepflicht entbunden werden kann.

Weitere Informationen zum Datenschutz finden Sie hier.

Externe öffentliche Meldestellen des Bundes

01. Wie verhalte ich mich bei Gefahrensituationen?

Bei aktuellen Gefahren oder bedrohlichen Situationen wenden Sie sich bitte zuerst an die bekannten Notfallrufnummern oder die nächste Polizeidienststelle.

02. Was ist eine Ombudsstelle/Beschwerdestelle („Hinweisgebersystem“)?

Die Transdev-Gruppe hat im Zuge der Bekämpfung von Verstößen gegen gesetzliche Vorschriften und/oder unternehmensinterne Compliance-Regeln sowie von Risiken und Verstößen gegen menschenrechts- und umweltbezogene Sorgfaltspflichten eine externe Rechtsanwältin als Ombudsfrau und Ansprechpartnerin für unser Hinweisgebersystem berufen. Die Ombudsanwältin steht allen Hinweisgebern zur Verfügung, die einen vertraulichen Hinweis auf Unregelmäßigkeiten bei der Transdev-Gruppe geben möchten.

03. Wer kann sich an das Hinweisgebersystem wenden?

Unser Ombudssystem (Ombudsstelle, die durch unsere Ombudsanwältin auch mit dem elektronischen Hinweisgebersystem betrieben wird) und unsere Compliance-Abteilung stehen grundsätzlich allen zur Verfügung, die Hinweise auf rechtswidriges Verhalten geben können. Dies können Mitarbeitende, KundInnen, GeschäftspartnerInnen oder sonstige Dritte sein. Entgegengenommen werden alle Hinweise, bei denen Sie einen Verdacht auf einen Verstoß haben und die sich in dem vorgegebenen Themenbereich befinden.

04. Zu welchen Themen können Hinweise abgeben werden?

Das Hinweisgebersystem steht für Hinweise bezüglich Gesetzes- und Regelverstöße sowie menschenrechts- und umweltbezogene Risiken und Sorgfaltspflichtverletzungen zur Verfügung, sofern diese unser Unternehmen, unseren Geschäftsbereich oder unsere Zulieferer entlang der gesamten Lieferkette betreffen.

Die Themen der Meldeinhalte beziehen sich insbesondere auf folgendes:

  • Korruption, Geldwäsche, Bestechung, Terrorismusfinanzierung, Verstöße gegen Exportkontrollen
  • Wettbewerbswidriges Verhalten
  • Verstöße gegen den Code of Ethics, Code of Conduct und andere interne Richtlinien der Transdev-Gruppe (z.B. Einkaufsrichtlinien)
  • Produktsicherheit
  • Diskriminierung, Mobbing, Grundrechte, Gleichbehandlungsgrundsatz
  • Gesundheit, Betriebssicherheit, Arbeitsschutz
  • Personalthemen, einschließlich Missachtung von Arbeitsanweisungen
  • Datenschutz- und Informationssicherheitsverstöße
  • Kartellrechtsverstöße
  • Sachverhalte im Sinne des Hinweisgeberschutzgesetzes
  • Verstöße gegen menschenrechts- und umweltbezogene Sorgfaltspflichten

Das Hinweisgebersystem ist nicht für Beschwerden bezogen auf das operative Geschäft gedacht. Hinweise, die über das Hinweisgebersystem gemeldet werden und die Sachverhalte außerhalb des definierten Themenbereiches betreffen, werden an die entsprechenden Ansprechpersonen vorbehaltlich der Zustimmung des Hinweisgebers weitergeleitet, oder es werden die entsprechenden Ansprechpersonen benannt.

05. In welchen Sprachen kann ich Hinweise geben?

Die Hinweisaufnahme erfolgt in Deutsch oder Englisch. Dies gilt sowohl für die Ombudsstelle, die per Telefon, E-Mail, Post oder persönlich vor Ort erreicht werden kann, als auch für die Compliance-Abteilung der Transdev GmbH und das elektronische Hinweisgebersystem: vertrauenssachen.de/transdev

06. Wie können Hinweise abgegeben werden?

Die Hinweise können in Deutsch und Englisch an folgende Stellen abgeben werden:

TRANSDEV-GRUPPE

Unsere Mitarbeitenden können sich mit Hinweisen jederzeit an die Compliance-Abteilung wenden.

Transdev GmbH
Compliance Abteilung
Georgenstraße 22
10117 Berlin
E-Mail: compliance@transdev.de

Ombudssystem (Ombudsstelle/elektronisches Hinweisgebersystem)

Außerdem steht unseren Mitarbeitenden, unseren KundInnen, unseren GeschäftspartnerInnen und sonstigen Dritten unser Ombudssystem zur Verfügung, über das Meldungen bei unserer Ombudsanwältin eingereicht werden können. Sie können Ihre Hinweise an die Ombudsstelle telefonisch, postalisch, per E-Mail oder in einem persönlichen Termin einreichen:

Rechtsanwältin Dr. Kathrin J. Niewiarra, Ombudsfrau
c/o Elke Schaefer Rechtsanwälte
Philippistrasse 11
D-14059 Berlin

Tel.: +49 (0) 30 / 4036750-10
E-Mail: transdev@ombudskanzlei.de

Erreichbarkeit:
Montag - Freitag 09:00 Uhr - 18:00 Uhr; ausgenommen an Berliner- und bundesweiten Feiertagen.

Elektronisches Hinweisgebersystem

Außerdem besteht die Möglichkeit der Abgabe von Meldungen an die Ombudsanwältin über das elektronische Hinweisgebersystem in Deutsch und Englisch.
Webseite: vertrauenssachen.de/transdev

Externe öffentliche Meldestellen des Bundes

Als weitere Meldemöglichkeit (per Post, Telefon, elektronisch oder persönlich) stehen Ihnen die Hinweisgeberstellen des Bundes zur Verfügung. Bitte prüfen Sie vor der Nutzung dieser Meldeweges die jeweilige Zuständigkeit der entsprechenden Meldestelle des Bundes.

Bevor Sie diesen externen Meldeweg nutzen, prüfen Sie bitte, ob für Sie eine Meldung bei einer der oben genannten internen Meldewege der Transdev-Gruppe in Betracht kommt, da dies häufig der geeignetere Weg ist, um Informationen an die Personen heranzutragen, die den Verstoß am schnellsten untersuchen und abstellen können.

Meldestelle des Bundes beim Bundesamt für Justiz

Meldestelle beim Bundeskartellamt

Meldestelle bei der BaFin

07. Wie wird die Vertraulichkeit sichergestellt und der Hinweisgeber geschützt?

Der Schutz und die Vertraulichkeit des Hinweisgebers sind wesentliche Bestandteile unseres Beschwerdeverfahrens und werden von uns sehr ernst genommen. Während des gesamten Verfahrens werden je nach Einzelfall individuelle Maßnahmen erarbeitet und ergriffen, um den Schutz des Hinweisgebers vor Benachteiligung oder Bestrafung aufgrund von abgegebenen Hinweisen zu gewährleisten. Einschüchterungsversuche, Drohungen oder Benachteiligungen am Arbeitsplatz gegenüber Hinweisgebern werden nicht geduldet. Wenn Sie aufgrund eines Hinweises Einschüchterungen, Drohungen oder Repressalien erleiden, wenden Sie sich damit bitte an unsere Ombudsanwältin oder die dafür zuständigen Stellen bei der Transdev-Gruppe. Als Rechtsanwältin unterliegt die Ombudsanwältin außerdem der anwaltlichen Verschwiegenheitspflicht. Die Kontaktaufnahme als auch alle Informationen und Hinweise werden absolut vertraulich behandelt. Dies ist durch eine gesonderte Datenschutzvereinbarung mit der Transdev-Gruppe als Auftraggeberin abgesichert.
Nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Hinweisgeber wird Ihre Identität der Transdev-Gruppe offengelegt. Sollte es aufgrund Ihrer Informationen zu Ermittlungen der Strafverfolgungsbehörden kommen, ist Ihre Anonymität durch die anwaltliche Verschwiegenheitspflicht auch gegenüber diesen Institutionen gewährleistet.

08. Was passiert mit einem abgegebenen Hinweis?

Zusammenfassung:
Die interne Meldestelle prüft die eingehenden Hinweise und unternimmt eine rechtliche Erstbewertung. Dies wird an die Compliance-Abteilung der Transdev-Gruppe zur weiteren Prüfung des Sachverhaltes weitergeleitet, sofern der Hinweisgeber sich zunächst an das Ombudssystem gewandt und der Weitergabe zugestimmt hat. Eine absolute vertrauliche Behandlung der Hinweise wird garantiert. Soweit sich die Hinweise konkretisieren lassen, werden weitere Maßnahmen eingeleitet. Sollten sich die Hinweise als gegenstandslos herausstellen, wird die Untersuchung beendet. Zudem erfolgt eine Löschung aller personenbezogenen Daten entsprechend den datenschutzrechtlichen Vorgaben.

Die einzelnen Schritte:

Eingang des Hinweises
Der Eingang des Hinweises wird dokumentiert und der Hinweisgeber erhält spätestens nach sieben Tagen eine Empfangsbestätigung von der internen Meldestelle.

Überprüfung des Hinweises
Die Meldestellenbeauftragten ordnen den Hinweis thematisch ein und untersuchen ihn auf Plausibilität. Ist der Hinweis plausibel, wird er zur Sachverhaltsaufklärung unter Wahrung der Vertraulichkeit weiterbearbeitet. Sofern dies vom Hinweisgeber erwünscht ist, bleiben die Meldestellenbeauftragten während des gesamten Verfahrens mit ihm in Kontakt. Über die Art und Weise der Kontaktgestaltung entscheidet jedoch einzig der Hinweisgeber.
Ist der Hinweis nicht plausibel, wird das Verfahren eingestellt und der Hinweisgeber informiert.

Aufklärung des Sachverhalts
Die Compliance-Abteilung klärt den Sachverhalt – ggf. in Abstimmung mit der Ombudsanwältin – unter vollem Einsatz ihrer verfügbaren Mittel einzelfallbezogen, bedarfsgerecht und zeitgerecht auf. Dabei wird zunächst überprüft, ob ausreichend Informationen für die Aufklärung des Sachverhalts vorhanden sind. Ist dies nicht der Fall, wird der Hinweisgeber von der internen Meldestelle kontaktiert, um weitere Informationen zu erfragen.
Ist eine Kontaktaufnahme nicht erwünscht und können auch anderweitig keine ausreichenden Informationen für die Sachverhaltsaufklärung zusammengetragen werden, wird das Verfahren eingestellt. Kann kein Fehlverhalten oder kein Risiko im Unternehmen oder bei den GeschäftspartnerInnen bzw. Zulieferern festgestellt werden, wird das Verfahren ebenfalls eingestellt. Der Hinweisgeber wird hierüber entsprechend informiert.

Erarbeitung von Lösungen
Wird ein Fehlverhalten oder Risiko festgestellt, werden auf Grundlage der gesammelten Informationen geeignete Präventions- und/oder Abhilfemaßnahmen erarbeitet. Sofern dies möglich, sinnvoll und von ihm erwünscht ist, wird der Hinweisgeber bei der Erarbeitung der Präventions- und/oder Abhilfemaßnahmen einbezogen.
Der Hinweisgeber erhält spätestens drei Monate nach der Empfangsbestätigung eine Rückmeldung durch die interne Meldestelle über die geplanten sowie bereits ergriffenen Maßnahmen sowie der Gründe für diese, soweit dadurch (interne) Untersuchungen und die Rechte der Personen, die Gegenstand eines Hinweises sind, nicht beeinträchtigt werden sowie dies im Rahmen des rechtlich Zulässigen möglich ist.

Einleitung von Präventions- & Abhilfemaßnahmen und Nachverfolgung sowie Wirksamkeitsüberprüfung
Die beschlossenen Präventions- und/oder Abhilfemaßnahmen werden eingeleitet und die Umsetzung von der Compliance-Abteilung bzw. einem dafür eingesetzten Komitee nachverfolgt.
Außerdem überprüft die Transdev-Gruppe die Wirksamkeit des Beschwerdeverfahrens jährlich und anlassbezogen. Hierzu wird insbesondere das Feedback der Hinweisgeber herangezogen. Bei Bedarf werden Anpassungen vorgenommen.

09. Habe ich negative Konsequenzen zu befürchten, wenn ich eine Meldung erstatte?

Geben Sie nach bestem Wissen und Gewissen einen Hinweis ab, entstehen Ihnen keine Nachteile im Unternehmen. Setzen Sie jedoch bewusst eine falsche oder bösgläubige Meldung ab bzw. haben Sie selbst gegen geltende Verhaltensregeln verstoßen, behält sich die Transdev-Gruppe rechtliche Schritte vor.

10. Was, wenn sich der Inhalt der Meldung nachträglich als falsch herausstellt?

Wichtig ist, dass Sie zum Zeitpunkt der Meldung geglaubt oder angenommen haben, dass der Inhalt wahr ist und dass Sie die Meldung nicht mit missbräuchlicher Absicht gemacht haben. Wenn sich nach der Abklärung des Sachverhalts herausstellt, dass der Hinweis nicht begründet war, haben Sie keine negativen Konsequenzen zu befürchten.
Sie werden seitens Transdev mit allen gebotenen Mitteln gegen etwaige aus einer Meldung resultierende Nachteile geschützt.

11. Was geschieht, wenn Sie selbst in den Missstand verwickelt sind?

Auch dann werden Sie ermuntert, den fraglichen Sachverhalt zu melden. Bei der Untersuchung des Sachverhalts und der allfälligen Sanktionierung wird dies, soweit rechtlich möglich, angemessen berücksichtigt.

12. Entstehen dem Hinweisgeber durch die Inanspruchnahme des Hinweisgebersystems Kosten?

Nein, für die hinweisgebenden Personen entstehen keine Kosten.

13. Entsteht durch den Hinweis ein Mandatsverhältnis mit der Ombudsanwältin?

Nein, es kommt kein Mandatsverhältnis zustande. Die Ombudsanwältin ist und bleibt Beauftragte von der Transdev-Gruppe. Jedoch besteht durch das Rechtsverhältnis der Ombudsanwältin mit der Transdev-Gruppe als Auftraggeberin eine „(Schutz-) Wirkung“ zugunsten der Hinweisgebenden. Hierdurch kann die Ombudsanwältin die Hinweisgebenden gern in den praktischen Fragen des Einzelfalls informell beraten, jedoch ist es ihr nicht möglich, ihre rechtlichen Interessen als „Ihre“ Anwältin zu vertreten.

14. Wie können Sie einen Hinweis über das elektronische Hinweisgebersystem abgeben?

Für die Abgabe eines Hinweises über das elektronische Hinweisgebersystem rufen Sie die Internetseite vertrauenssachen.de/transdev auf.

Mit dem Betätigen der Schaltfläche „Hinweis geben“ wird der eigentliche aus vier Schritten bestehende Meldungsprozess in Gang gesetzt.

  1. Sie werden gebeten, einen Informationstext zum Schutz Ihrer Anonymität zu lesen sowie eine Sicherheitsfrage zu beantworten. Diese Sicherheitsabfrage dient dem Schutz vor automatisierten Angriffen.

  2. Auf der folgenden Seite können Sie einen Sachverhalt melden, sämtliche weitere Auskünfte sind freiwillig. Es steht Ihnen frei, die Meldung anonym oder unter Bekanntgabe Ihrer Person abzusenden. Zusätzlich können Sie eine Datei mit einer Größe von maximal zwei Megabyte als Anhang übermitteln.

  3. Im Anschluss können Sie unter Verwendung eines frei gewählten Benutzernamens samt Kennwort einen eigenen, geschützten Postkasten einrichten, über den Sie Rückmeldungen erhalten, Fragen beantworten können und über den Fortgang der Hinweisbearbeitung informiert werden.

  4. Über diesen geschützten Postkasten können auch weitere Anhänge eingebracht werden. Optional besteht auch die Möglichkeit, Personal- und/oder Sachbeweise zu nennen.

15. Welche Daten und in welcher Form werden die Daten gespeichert?

Geben Sie einen Hinweis über das elektronische Hinweisgebersystem ab, wird dieser mit technisch individuellen Verschlüsselungskonstellationen bezüglich Inhalts und Kanal auf dem Server gesichert und kann nur von der Ombudsanwältin entschlüsselt werden. Ihre IP-Adresse wird nur für den Moment der Realisierung der Antwort an Sie verwendet und ist danach sofort nicht mehr verfügbar, da sie in der speziell für die anonyme Meldung konzipierten Anwendung nicht protokolliert wird.

Um sicherzustellen, dass schon der Aufruf des elektronischen Hinweisgebersystems nicht nachvollzogen werden kann, empfehlen wir Ihnen, den folgenden Link in einer vertrauenswürdigen Umgebung, in einem neuen Browser-Fenster und unter Verwendung des sogenannten „Privaten Fensters“ (Firefox) oder „Inkognito-Fensters“ (Chrome) zu nutzen: vertrauenssachen.de/transdev.

Es erfolgt keine Speicherung von Zeit- oder Geo-Daten bzw. weiteren Metadaten der Hinweisgebenden. Ihre Anmeldedaten, welche Sie sich bei Einrichtung eines Postkastens anlegen können, werden mittels Hash-Code verschlüsselt und sind nicht einsehbar.

16. Wie wird die Betriebssicherheit der Server gewährleistet?

Die Betriebssicherheit der Server wird durch IT-Dienstleister gewährleistet, wobei Hinweisgeber- und Bearbeitungsbereich auf den Servern strikt getrennt sind, sodass eine unrechtmäßige Verquickung der Daten ausgeschlossen werden kann.