Trainee-Seminar #2: Zeit- und Selbstmanagement

Der Arbeitsalltag kann manchmal erschlagend wirken: Zahllose E-Mails flattern täglich ins Postfach, Arbeitsaufträge kommen von allen Seiten, Termine und Meetings gilt es zu koordinieren. Was für alte Hasen im Job schon Tagesgeschäft ist, kann für den Berufseinsteiger manchmal überwältigend sein. Was es da braucht, ist eine gute Selbstorganisation. Und genau darum sollte es bei unserem zweiten Trainee-Seminar gehen.

Ende März haben wir Trainees uns zu unserem zweiten Seminar in den Berliner Transdev-Büros getroffen. Gemeinsam mit dem Coach Klaus Baur aus Tübingen ging es zwei Tage lang um das Thema, wie wir unseren Arbeitsalltag besser organisieren können. „Selbst- und Zeitmanagement“ war der Titel der Veranstaltung. Es sollten zwei abwechslungsreiche Tage werden.

Der erste Tag stand unter dem Motto „Simplify your Life“. Wie bewältigt man die tägliche Unterlagen- und Informationsflut des modernen Arbeitslebens? Digitalisierung kann nicht die einzige Lösung sein, schließlich setzt sich das Problem mit E-Mails und virtueller Ablage ja fort. Konsequentes Aufräumen hilft schon eher – auf dem Schreibtisch genauso wie auf dem Laufwerk und im E-Mail Postfach. Als Herangehensweise wurde uns dazu u. a. die Eisenhower-Methode vorgeschlagen.

Teil des Seminars war es auch, eine möglichst störungsfreie Arbeitsatmosphäre zu schaffen. Interessant fand ich vor allem eine Studie von Microsoft, die herausgefunden hatte, dass mit Unterbrechungen, Störungen und den anschließenden Anlaufphasen mehr als ein Viertel der Arbeitszeit verwendet wird. Wie schaffe ich es also, ohne Unterbrechung an einer Aufgabe zu arbeiten? Manche Störungen kommen von außen (Adhoc-Anfragen, E-Mails, Anrufe etc.), manchmal stört man sich aber auch einfach selbst. Ich habe mir vorgenommen, klare Regeln zu setzen: Routineaufgaben, etwa die Beantwortung von E-Mails, werden z. B. künftig am Block bearbeitet.

Am zweiten Tag wurde es dann ein wenig psychologischer. An Hand eines Fragebogens haben wir unsere persönlichen Verhaltensmuster nach dem DISG-Modell® angeschaut. Das Modell beschreibt in Idealtypen dominante, initiative, stetige und gewissenhafte Verhaltensweisen. Die Krux an solchen Idealtypen ist aber natürlich immer, dass sie höchstens die halbe Wahrheit zeigen.

Ich hatte deshalb Schwierigkeiten, mich selbst im DISG-Modell® wiederzufinden, weil die Fragen zu allgemein und situationsunabhängig gestellt waren. Von meinen Trainee-Kollegen kam aber auch viel positives Feedback.

Neben Inputs vom Coach waren vor allem die Gruppendiskussionen unter den Teilnehmern anregend. Oft hat sich herausgestellt, dass man trotz völlig unterschiedlicher Themen und Projekte ganz ähnliche Probleme und Herausforderungen hat. Jeder findet seine persönliche Herangehensweisen, die für ihn funktionieren, und meistens gibt es nicht den einen Königsweg. Durch die Gespräche und Diskussionen konnten wir voneinander profitieren.

Text: Simon Leimeister